MBF Group
Z systemów informatycznych korzystają dziś nie tylko molochy, lecz także niewielkie organizacje. Doszło do tego, że aplikacje śledzą dla nich internet i wyłuskują potencjalnych klientów. Rewolucja? Prawie!
Katarzyna Mroczek, współwłaścicielka agencji doradztwa personalnego HR Practice, nie rozstaje się ze smartfonem. Niewielki aparat to centrum dowodzenia firmą. Telefon zapewnia stały kontakt z pracownikami i pozwala na przeglądanie służbowych e-maili oraz przesyłanych internetem dokumentów. – Nasza praca wymaga częstego przemieszczania się i przebywania poza biurem. Dlatego tak ważny dla mnie jest kontakt ze współpracownikami i poczucie pełnej kontroli nad firmą. Niezależnie od miejsca, w którym się znajduję – tłumaczy Mroczek.
Biuro HR Practice oplata sieć komputerowa. Łączy wszystkie komputery i drukarki oraz urządzenia mobilne pracowników – telefony komórkowe i laptopy. – Jeżeli w realizację zlecenia zaangażowanych jest kilka osób jednocześnie, to nie jesteśmy w stanie zapewnić im wszystkim miejsca w biurze. Praca w domu jest najlepszym rozwiązaniem – mówi Mroczek. Sieć komputerowa jest zabezpieczona przed działaniem wirusów, złośliwymi atakami hakerów oraz kradzieżą poufnych danych.
IT przez internet
Dynamiczny rozwój technologii informatycznych zmienił sposób prowadzenia biznesu. Specjalistyczne oprogramowanie to narzędzie biznesowe służące do realizacji zleceń kupna i sprzedaży, wymiany informacji, rozliczeń finansowych czy poszukiwania dostawców. Świetnie nadaje się także do prowadzenia wirtualnych szkoleń, sprawozdawczości oraz współpracy między pracownikami. Krótko mówiąc: do budowy przewagi konkurencyjnej i zwiększania efektywności.
Nowoczesna technologia szybko się upowszechnia, bo stać na nią nawet małe firmy. Korzystanie z aplikacji w chmurze (cloud computing), czyli zdalnie przez internet, jest nawet o połowę tańsze niż zakup i utrzymanie własnego oprogramowania. Coraz częściej IT w firmie wygląda więc tak, że nie kupuje się oprogramowania, tylko płaci za miesięczny dostęp do aplikacji. Dla małych przedsiębiorstw to dobre rozwiązanie, bo odpadają koszty utrzymania działu IT, serwerów etc.
Już nie tylko dla gigantów
Eksperci szacują, że polskie firmy wydadzą w tym roku na usługi zdalnego dostępu do aplikacji 200 mln zł. Obecnie już 64 proc. małych i średnich przedsiębiorstw korzysta z programów w cloud computingu. W wypadku korporacji jest to 18 proc. – wynika z badań przeprowadzonych przez firmę PMR.
Okazuje się więc, że polscy przedsiębiorcy chętnie wykorzystują technologiczne nowinki. Nawet wśród najmniejszych firm szybko rośnie popularność aplikacji wspomagających zarządzanie – ERP (enterprise resource planning) – które dotychczas były zarezerwowane dla dużych organizacji. Sztandarowym przykładem systemu ERP dla mniejszych przedsiębiorstw jest SAP Business One. Wspomagają go nowe narzędzia analityczne dostępne na platformie SAP HANA. Oprogramowanie przyspiesza analizę dużych ilości danych i w efekcie usprawnia podejmowanie decyzji. – SAP HANA zawiera funkcje dotychczas niedostępne w systemach ERP. Pozwala np. na przeplanowanie dostaw w czasie rzeczywistym czy zaawansowane planowanie dostępności środków finansowych zapewniające stabilne funkcjonowanie – mówi Łukasz Chomin, prezes zarządu firmy CompuTec SA, która jako jedna z pierwszych w Polsce zaoferowała małym i średnim przedsiębiorstwom system zarządzania SAP Business One w wersji dla SAP HANA.
Program wyliczy rentowność
Technologiczna rewolucja nie byłaby możliwa bez systemów EDI (electronic data interchange), czyli elektronicznej wymiany dokumentów i danych. Programy ERP udostępniają informacje o procesach biznesowych w firmie z dowolnego miejsca za pośrednictwem przeglądarki internetowej. Bez konieczności fizycznego pojawienia się w biurze. Możliwe jest śledzenie danych takich jak wolumen obrotów magazynowych, wielkość sprzedaży, raporty o dłużnikach i wierzycielach czy należnościach i zobowiązaniach. Pulpit menedżera pozwala także na przeglądanie kartotek kontrahentów i pracowników oraz eksport wybranych danych do arkusza kalkulacyjnego. Z kolei wykorzystując dostęp do centrum danych, można monitorować takie parametry jak temperatura czy stan urządzeń zainstalowanych w biurze lub zakładzie produkcyjnym. Nawet maszynami można sterować za pośrednictwem internetu.
Jednym z najnowszych rozwiązań systemów zarządczych dla małych i średnich przedsiębiorstw jest program Esme, który online rozlicza projekty realizowane przez firmę. Pozwala na rejestrację czasu pracy poszczególnych pracowników, monitorowanie postępu działań czy wystawianie faktur. Ponadto Esme umożliwia tworzenie baz klientów i pracowników oraz baz dokumentów. – Dzięki specjalnemu modułowi program sam wskaże, które z podejmowanych przez firmę działań były najbardziej rentowne, ile czasu zajęła realizacja poszczególnych przedsięwzięć, jakie były koszty, a jakie zyski – tłumaczy Violetta Filipowicz z firmy CTP Polska, twórcy systemu Esme.
Informatyk w magazynie
Standardem w polskich firmach – niezależnie od ich wielkości – są systemy klasy WMS (warehouse management system). Umożliwiają one szybką lokalizację towarów w przestrzeni magazynowej. Przejmują m.in. kontrolę nad pracą wózków widłowych, stanów magazynowych etc. Pomagają także na przykład w inwentaryzacji.
– Klienci chcą otrzymywać szybką informację o każdym etapie procesów logistycznych, dlatego kładą coraz większy nacisk na mobilność. Praca na urządzeniach mobilnych pozwala na synchronizację procesów transportowych i magazynowych, śledzenie statusu przesyłek, a w efekcie wyższą jakość oraz konkurencyjność usług – mówi Adam Adamczyk z SAP Polska.
Menedżer wyposażony w smartfon lub tablet niemal z każdego miejsca może zaplanować wysyłki swoim kierowcom. Ci z kolei mogą w prosty sposób sprawdzić swój plan dnia, do kogo i gdzie w danym dniu mają pojechać oraz co dokładnie przewieźć. Kierowca może również ewidencjonować wydatki poniesione na paliwo, co w połączeniu z śledzeniem tras daje dokładną kontrolę kosztów transportu. Systemy takie jak Comarch ERP Mobile Magazyn pozwalają szybko i sprawnie zapakować towar do samochodu, minimalizując ryzyko pomyłki.
Przedsiębiorcy interesują się także rozwiązaniami wspierającymi prowadzenie działań marketingowych. – Są to systemy, które dotychczas sprawdziły się idealnie w takich branżach jak telekomunikacja czy finanse i pozwoliły na budowanie lojalności konsumenckiej – mówi Borys
Stokalski, prezes Infovide-Matrix.
Tego typu programy są niezbędne do prowadzenia interesów we współczesnym cyfrowym świecie. Firmy są dosłownie zalewane olbrzymią ilością danych, które muszą gromadzić i przechowywać. Tradycyjne analizy zabierają zbyt dużo czasu, co sprawia, że podejmowane na ich podstawie decyzje są spóźnione. Rozwiązaniem tego problemu jest Big Data, czyli komputerowa analiza dużej ilości szybko pojawiających się informacji, różnorodnych ze względu na rozmiar, pochodzenie, format i znaczenie.
Dane z Facebooka
Rozwiązania pozwalające na przetwarzanie wielkich zbiorów danych w czasie rzeczywistym można znaleźć w ofertach SAP, Oracle czy SAS Institute. Systemy czerpią informacje nie tylko z aplikacji używanych wewnątrz firmy, czyli finansowo-księgowych czy CRM (customer relationship management, służących do zarządzania relacjami z klientami). Posiłkują się też informacjami ze źródeł zewnętrznych w internecie (np. serwisy społecznościowe). Wyselekcjonowane w ten sposób dane są cenne dla działów marketingu i sprzedaży. Dlatego na rynku pojawił się termin Big Data Marketing i aplikacje klasy Marketing Automation. Monitorują właśnie zachowania klientów w internecie, w tym ich aktywność w portalach społecznościowych.
